Fuhrparkverwaltung inkl. Schaden mit Beispieldaten der Musterfuhrpark GmbH – zum Ansehen und Durchklicken, Eingaben werden nicht gespeichert. Der Funktionsumfang richtet sich nach den gebuchten Modulen und kann vom Beispiel abweichen. Fuhrparkverwaltung inkl. Schaden mit Beispieldaten – nichts wird gespeichert, Umfang je nach gebuchten Modulen. Zur Webseite Alle Demos Beratung anfragen

Automatisierungen

10 aktive Regeln · 62 Ausführungen in den letzten 30 Tagen

FL

Regeln und Abläufe, die im Hintergrund arbeiten: erinnern, eskalieren, Freigaben einholen und Schäden an HAHN übergeben.

10 Aktive Regeln von 11 eingerichteten
62 Ausführungen in den letzten 30 Tagen
2 Offene Eskalationen Termine seit mindestens 7 Tagen überfällig
4 Schäden an HAHN übergeben Meldungen aus App und Portal

Regeln

11 angezeigt
Fristen

Erinnerung vor Fälligkeit

Wenn
HU/AU, Inspektion oder UVV-Prüfung in 30 Tagen fällig wird
Dann
  • E-Mail an die zuständige Person (Fahrer oder Fuhrparkleitung)
  • zweite Erinnerung 7 Tage vor dem Termin

10× in den letzten 30 Tagen · zuletzt am 08.10.2026

Fristen

Eskalation bei Überfälligkeit

Wenn
ein Termin seit 7 Tagen überfällig ist
Dann
  • bei Fahrer-Terminen Aufgabe an die Fuhrparkleitung
  • Hinweis im Dashboard, bis der Termin erledigt ist

2× in den letzten 30 Tagen · zuletzt am 09.10.2026

Fristen

Saisonaler Reifenwechsel

Wenn
der Reifenwechsel im Frühjahr oder Herbst in 4 Wochen ansteht
Dann
  • Termin „Reifenwechsel“ für alle Pkw anlegen
  • Fahrer über die App informieren

1× in den letzten 30 Tagen · zuletzt am 05.10.2026

Fahrer

Führerscheinkontrolle anstoßen

Wenn
die nächste Führerscheinkontrolle eines Fahrers in 14 Tagen fällig ist
Dann
  • Aufforderung in der Fahrer-App – der Fahrer fotografiert seinen Führerschein
  • Prüfung wird mit Datum dokumentiert
  • bei Verzug Hinweis an die Fuhrparkleitung, Sperre für Poolfahrzeuge auf Wunsch

2× in den letzten 30 Tagen · zuletzt am 04.10.2026

Fahrer

UVV-Unterweisung erneuern

Wenn
die letzte Unterweisung eines Fahrers in 30 Tagen 12 Monate alt wird
Dann
  • Online-Unterweisung zuweisen
  • Erinnerung nach 7 Tagen, falls noch nicht abgeschlossen

In den letzten 30 Tagen nicht ausgelöst

Schnittstelle zu HAHN

Schadenmeldung an HAHN

Wenn
ein Fahrer in der App einen Schaden meldet
Dann
  • Schadenakte mit Fotos und Unfallbericht anlegen
  • Übergabe an den HAHN-Schadenservice über die Schnittstelle
  • Fuhrparkleitung informieren – HAHN meldet den Schaden an den Versicherer

4× in den letzten 30 Tagen · zuletzt am 06.10.2026

Schaden

Freigabe Kostenvoranschlag

Wenn
ein Kostenvoranschlag oder Angebot für eine Reparatur eingeht
Dann
  • Freigabe durch die Fuhrparkleitung anfordern
  • beauftragt wird erst nach der Freigabe

1× in den letzten 30 Tagen · zuletzt am 07.10.2026

Pool

Poolbuchung freigeben

Wenn
Mitarbeitende in der App ein Poolfahrzeug anfragen
Dann
  • Freigabe durch die Fuhrparkleitung anfordern
  • Bestätigung an den Fahrer; bei Abholung und Rückgabe Checkliste mit Schadencheck in der App

18× in den letzten 30 Tagen · zuletzt am 09.10.2026

Verträge

Fahrzeug-Aussteuerung starten

Wenn
ein Leasingvertrag in 6 Monaten endet
Dann
  • Workflow „Fahrzeug-Aussteuerung“ mit Aufgaben starten
  • Abmeldung aus der Kfz-Versicherung vormerken – HAHN setzt sie beim Versicherer um

In den letzten 30 Tagen nicht ausgelöst

Kosten & Rechnungen

Rechnungen zuordnen

Wenn
eine Rechnung im Rechnungspostfach eingeht
Dann
  • Kennzeichen, Betrag und Kostenart automatisch erkennen
  • der Fahrzeugakte zuordnen – bei Abweichungen als Klärfall vorlegen

24× in den letzten 30 Tagen · zuletzt am 08.10.2026

Kosten & Rechnungen

Auffällige Tankkosten

Wenn
die Tankkosten eines Fahrzeugs deutlich über seinem Durchschnitt liegen (Schwelle frei wählbar)
Dann
  • Hinweis an die Fuhrparkleitung

Pausiert

Workflow „Fahrzeug-Aussteuerung“

Läuft gerade für HB-MF 117 (Škoda Octavia Combi 2.0 TDI) – Leasingende am 13.11.2026.

  1. Rückgabetermin mit dem Leasinggeber vereinbaren Fuhrparkleitung · erledigt
  2. Ersatzfahrzeug auswählen und bestellen Fuhrparkleitung · erledigt
  3. Fahrzeug reinigen, Schäden vorab dokumentieren Fahrer · offen
  4. Übergabeprotokoll mit Fotos in der App Fahrer · offen
  5. Abmeldung aus der Kfz-Versicherung HAHN · offen
  6. Tankkarte sperren, Fahrzeugakte archivieren Fuhrparkleitung · offen

Workflow „Schadenfall mit HAHN“

Zu den Schäden →

Startet automatisch mit jeder Schadenmeldung aus der App. Die blau markierten Schritte übernimmt HAHN.

  1. Meldung mit Fotos und Unfallbericht in der App Fahrer
  2. Prüfung der Meldung und Weiterleitung an den Versicherer HAHN
  3. Bei Bedarf Gutachten über den DEKRA-Rahmenvertrag, Kostenvoranschlag prüfen HAHN
  4. Reparaturweg mit Ihnen abstimmen – Ausschreibung, Partner-Werkstattnetz oder Ihre Wunschwerkstatt HAHN
  5. Freigabe der Reparatur Fuhrparkleitung
  6. Rechnung prüfen HAHN
  7. Abschluss nach der Regulierung durch den Versicherer – Kosten und Einsparung in der Schadenakte HAHN

Protokoll

die letzten 15 von 62 Ausführungen
DatumRegelBezugErgebnis
09.10.2026 Eskalation bei Überfälligkeit HB-MF 116 Inspektion: an Fuhrparkleitung eskaliert
09.10.2026 Poolbuchung freigeben HB-MF 121 · Olga Peters wartet auf Freigabe
09.10.2026 Poolbuchung freigeben HB-MF 123 · Jonas Kruse wartet auf Freigabe
08.10.2026 Erinnerung vor Fälligkeit HB-MF 123 Inspektion: 2. Erinnerung
08.10.2026 Erinnerung vor Fälligkeit HB-MF 115 HU/AU: Erinnerung an Fuhrparkleitung
08.10.2026 Poolbuchung freigeben HB-MF 124 · Ida Janssen freigegeben
08.10.2026 Poolbuchung freigeben HB-MF 124 · Marie Nordmann freigegeben
08.10.2026 Poolbuchung freigeben HB-MF 122 · Ben Brinkmann freigegeben
08.10.2026 Poolbuchung freigeben HB-MF 123 · Tina Uhlhorn freigegeben
08.10.2026 Rechnungen zuordnen HB-MF 101 Werkstattrechnung zugeordnet
07.10.2026 Freigabe Kostenvoranschlag S-2026-0140 · HB-MF 102 3 Angebote – Freigabe angefordert
06.10.2026 Erinnerung vor Fälligkeit HB-MF 109 Inspektion: 2. Erinnerung
06.10.2026 Rechnungen zuordnen HB-MF 122 Tank- und Ladekarten-Positionen zugeordnet
06.10.2026 Schadenmeldung an HAHN S-2026-0140 · HB-MF 102 an HAHN-Schadenservice übergeben
05.10.2026 Poolbuchung freigeben HB-MF 122 · Jonas Kruse freigegeben
Verbindung zu HAHN: Schadenmeldungen, Dokumente und Änderungen an der Kfz-Versicherung laufen über eine Schnittstelle direkt zu HAHN – ohne doppelte Eingabe. HAHN setzt Änderungen beim Versicherer um. Welche Regeln aktiv sind, legen Sie selbst fest; der Umfang richtet sich nach den gebuchten Modulen.